Thực tế cho thấy, không ít các tranh chấp bị kéo dài thời gian giải quyết do việc chiếm giữ con dấu trái pháp luật từ các cổ đông, người đại diện theo pháp luật hay thành viên hội đồng quản trị, những người nắm trong tay quyền quản lý và sử dụng con dấu.
Thông qua các điều khoản, LDN 2014 đã thể hiện rõ tầm quan trọng và quy định khắt khe về con dấu; vô hình chung điều này dẫn đến cách hiểu con dấu chính là hiện thân của doanh nghiệp mà nếu không có nó, doanh nghiệp không thể chứng minh được tư cách pháp lý của mình.
Đã có nhiều luật sư dí dỏm gọi con dấu là “con” của doanh nghiệp nhưng lại có quyền lực xác nhận tư cách và năng lực của “cha mẹ” nó. Trong một thời gian dài, con dấu được xem như bảo chứng cho tính pháp lý của doanh nghiệp và nếu con dấu bị chiếm dụng, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn để chứng minh giá trị pháp lý của các văn bản, tài liệu.
Việc doanh nghiệp đối xử với con dấu như bảo bối xuất phát từ khung pháp lý đối với con dấu, lần đầu tiên được nhắc đến tại LDN 1999 , cụ thể: “Doanh nghiệp có con dấu riêng theo quy định của Chính phủ”. Tiếp theo đó, quy định về con dấu được “thể chế hóa” cụ thể hơn tại Nghị định 58 , con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ ; doanh nghiệp phải xin phép Cơ quan Công an trước khi thực
hiện khắc con dấu, phải đăng ký và chỉ được sử dụng sau khi được Cơ quan Công an cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu
>>Thông báo sử dụng / thay đổi / hủy mẫu con dấu
>>Gía dịch vụ thành lập công ty trọn gói 5,900,000đ
>>Tài liệu tham khảo tại ấn phẩm của trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam VIAC
Cải cách đối với con dấu:
LDN 2014 và Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của LDN (sau đây gọi là “Nghị định 96”) trao cho doanh nghiệp quyền tự chủ trong việc tạo lập, sử dụng và quản lý con dấu. Bỏ quy định con dấu phải hình tròn, bỏ yêu cầu doanh nghiệp phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công An, con dấu theo LDN 2014 có thể có bất kỳ hình dạng gì với bất kỳ màu sắc gì nhưng phải đảm bảo có ít nhất hai nội dung:
(1) Tên doanh nghiệp và (2) mã số doanh nghiệp. Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi sử dụng.
Với sự ra đời của LDN 2020, con dấu doanh nghiệp hoàn toàn do doanh nghiệp tự chủ, tự quyết định. Đây được xem là một cải cách lớn trong vấn đề con dấu doanh nghiệp, cụ thể
1. Bỏ quy định về nội dung bắt buộc phải được khắc trên dấu của doanh nghiệp;
2. Chính thức ghi nhận con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện trong văn bản luật chứ không phải đợi
hướng dẫn của văn bản dưới luật như trước, mở rộng đối với hình thức “đơn vị khác” của doanh nghiệp.
3. Bỏ quy định về thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng
thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi sử dụng dấu của doanh nghiệp;
Ngoài ra, LDN 2020 còn cho phép áp dụng dấu của doanh nghiệp dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, bên cạnh con dấu khắc thông thường tại các cơ sở khắc dấu.
Như vậy, có thể nói LDN 2020 đã chính thức khai tử vai trò của con dấu theo các quy định cũ, khép lại một chương quan trọng trong hành trình con dấu đồng hành cùng doanh nghiệp. Sự thay đổi này được đánh giá là giúp Việt Nam tiệm cận gần hơn với quy chuẩn của thế giới.
Vậy doanh nghiệp cần lưu ý điều gì về con dấu theo quy định mới đó?
Giờ đây, các doanh nghiệp cần thận trọng hơn khi giao kết hợp đồng để đảm bảo tài liệu
mà mình ký kết với đối tác là tài liệu đã được ký bởi người có đủ thẩm quyền. Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ không thể chỉ dựa vào “con dấu” mà cần phải kiểm tra xác nhận
thông tin bằng những phương thức khác.
Một rắc rối khác có thể xảy ra là khi có tranh chấp, có khả năng sẽ khó xác định được giá trị pháp lý của các tài liệu giao dịch, khi mà dấu của doanh nghiệp không còn là yếu tố đảm bảo cho sự tin cậy của tài liệu.
Trong khi đó, việc xác minh hoặc giám định chữ ký cần rất nhiều thời gian và nỗ lực của các bên để có thể xác định được giá trị của từng tài liệu. Chưa kể, hiện nay, với việc chưa có quy định hay cơ chế nào về việc đăng ký mẫu chữ ký của người có thẩm quyền hoặc được phép đại diện doanh nghiệp đối với bên thứ ba, doanh nghiệp cần phải thận trọng hơn trong quá trình giao dịch và ký kết hợp đồng với đối tác bởi lúc này tính hợp lệ của tài liệu trở nên khó kiểm chứng hơn so với thời gian trước rất nhiều.
Một điểm đáng chú ý khác là quy định về “dấu dưới hình thức chữ ký số” tại LDN 2020. Theo đó, Điều 43 Luật này quy định dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử; tuy nhiên, đáng nói là, hiện nay vẫn chưa có quy định về cách thức tạo lập và sử dụng “dấu dưới hình thức chữ ký số” kể cả trong pháp luật về giao dịch điện tử hay thương mại điện tử hiện nay, dẫn đến khó khăn trong việc tiếp cận với “dấu dưới hình thức chữ ký số” và phân biệt dấu này với chữ ký điện tử.
Quy định về con dấu đối với từng loại hình doanh nghiệp “đặc thù” được tách biệt ra khỏi quy định về con dấu của doanh nghiệp khác. Con dấu của các cơ quan, tổ chức nhà nước, các doanh nghiệp được thành lập theo Luật Công chứng, Luật Luật sư, Luật Giám định tư pháp, Luật Kinh doanh bảo hiểm, Luật Chứng khoán và Luật Hợp tác xã được điều chỉnh bởi Nghị định 99. Con dấu của doanh nghiệp được điều chỉnh bởi Luật Doanh nghiệp
Trả lời